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酒店采购风险应如何规避?

    酒店采购一直是一个外表看起来很光鲜但实质一个不小心就容易踩雷的工作,今日分享酒店采购工作流程以及如何规避采购风险,提高采购效率,为酒店节约成本。采购工作流程分为请购程序、定价程序、采购程序、收货程序。


    采购风险分类


    有学者从采购活动整个过程这一角度出发,将采购风险定义为:企业从制定采购计划开始,至物资采购、运输回来、验收入库,直到投入生产加工为止的一系列生产经营过程中所面临的各种风险。酒店的采购风险,更确切地讲,是指酒店在采购活动过程中所遇到的风险、不确定性和损失,其主要来源于供应商及供应市场。


    酒店在采购过程中所遇到的供应商或供应市场出现供应差错的潜在可能性,其结果导致企业不能满足消费者需求,或使消费者生活和安全受到威胁。根据有关物料需求和规格的时间表,采购部门和采购人员必须了解物料报价及选择良好的供应商。酒店在进行采购活动的过程中,存在一些影响企业绩效和顾客满意度的风险。


    这些风险有部分学者认为主要包括:需求的确认、采购的需求、订单报价、供应商选择、订单确认、受理收据和订单以及付款。也有些专家认为,在采购过程中的风险可以分为两种类型:


    • 与产品需求相关的风险,比如产品的季节性,挥发性等;

    • 与产品供应相关的风险,例如产能限制,供应中断等。


    若是从供应商和供应商市场的角度出发,根据采购风险所具有的三个特性进行了划分,则可以将采购风险分为项目风险、市场风险和供应商风险。而中国学者一般将采购风险分为两种类型:内因型和外因型。其中,内因型风险包括计划风险、合同风险、验收风险、存货风险、责任风险、预付款风险等6种类型;外因型包括合同欺诈风险、价格风险、延迟交货风险、质量风险、意外风险等5种类型。


    采购风险来源


    采购风险的来源是主要由供应商的失败及市场特性决定的。也就是说,外部环境才是酒店在采购过程中的主要风险来源。


    外部环境,无论是市场本身还是供应商,如果他们无法处理市场的需求,对于原材料需求、数量的波动或所需求的服务形式也无法做出改变,无法达成交货要求,对于分配、控制及运送必须品的方式不当,无法提供优势的竞争价格,对于可降低产品或服务价格上的能力不高,无法满足质量上的需求等等,那酒店的采购风险就不知不觉地产生了。


    风险来自与外部,内部控制就显得尤为重要,酒店内部的各部门以及采购成员都要在内部做好风险的预估以及防范,把风险降到最低。另一方面,采购人的一举一动,也是影响供应商行为的关键,故在采购的交易中,要对供应商抱以真诚的合作态度,各种细节处理妥当。


    南方酒店用图


    采购风险管理方法


    采购风险给酒店所带来的不利影响和损失不容忽视,酒店必须以积极的态度面对采购风险,并且采取一定的方法和措施予以应对。采购风险管理方法是指企业在采购过程中,为了避免或降低采购风险所带来的不利影响或损失而采取的一系列管理方法或措施,其目的是尽量以最低的成本获取最大的利益。


    有专家将采购风险管理方法重新进行了划分,将其划分为行为导向和缓冲导向这两种类型。其中,行为导向关注的是过程,具体包括四个方面:供应商资格认证,实行质量管理活动,共同制定目标成本以及供应商发展;缓冲导向关注的是结果,具体包括三个方面:安全存货,多重供应商以及要求供应商代管存货。管理方法纷繁复杂,要根据情况的变化而改变,不能一成不变,但上面提到的行为导向与缓冲导向都是规避采购风险的基本举措,要牢记才行。


    采购绩效评估


    采购绩效评价主要是对采购活动的效率和熟练程度这两个方面进行评价。为了保证所需原材料和服务供应的不间断,大多数企业采购活动都会试图达到以下几个目标:令人满意的质量,可支付的成本,内部各部门关系融洽,与供应商关系良好以及合理的内部管理成本。基于以上这五个目标,有四个主要的指标用来衡量采购的效率或熟练程度:价格、质量、服务以及交货。


    由这四个方面所引起的不确定性和风险会影响到企业采购活动目标的实现,也即会影响到采购绩效的提升,并且这四个方面与采购绩效之间也存在正向相关关系。之所以要将采购绩效考核与采购风险联系起来讲,是因为采购风险是制约采购绩效的一个重要因素,而如果要取得比较好的采购绩效,就必须规避采购中的种种风险,让采购效益提高。 


    绩效管理就是促使组织和个体对战略目标以及完成战略目标达成共识,并实行有效的员工管理方法,最后实现战略目标的管理活动。或者绩效管理就是通过在员工和管理者双方相互理解的基础上,达成关于目标、标准以及所需能力的协议,使得组织及个人获得理想的工作结果的一种管理过程。


    除此之外,如何把握酒店采购未来趋势,建立起成熟得酒店采购趋势也是当务之急。



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